#Vervangingspools
Schoolbesturen die voor de bekostiging van vervangingen volledig zijn aangesloten bij het Vervangingsfonds, kunnen onder voorwaarden een door het fonds bekostigde vervangingspool oprichten. Het in deze pool geplaatste personeel wordt voor de uren die zij in de pool zitten, ingezet om afwezig personeel te vervangen.
Deel deze pagina:
Hoe werkt een door het Vervangingsfonds bekostigde pool?
Bij vervangingspools wordt er een andere bekostigingssystematiek gehanteerd dan bij de reguliere bekostiging. Namelijk een systeem van bevoorschotting en een jaarlijkse eindafrekening.
Bevoorschotting
Via de personeels- en salarisadministratie dien je een declaratie in voor het aantal uren dat het personeelslid in de pool is benoemd. Deze PSA-levering dient iedere maand uiterlijk op de 5e werkdag door het Vervangingsfonds ontvangen te zijn.
Na verwerking van de levering vind je een overzicht van de door jou gedeclareerde poolers in Mijn Vf, onder 'Interactief - Poolers'. De declaraties worden niet direct uitbetaald. Je moet eerst de bijbehorende inzetverantwoording muteren in Mijn Vf of in bulkvorm uploaden vanuit een vervangingspool-pakket. Daarna vindt uitbetaling van de declaraties plaats.
Het normbedrag is bij vervangingspools gebaseerd op het salaris van de poolmedewerker en niet, zoals bij een reguliere vervanging, op het salaris van de afwezige.
Jaarlijkse eindafrekening
Na afloop van het kalenderjaar wordt het definitieve inzetpercentage van de vervangingspool bepaald. Is het inzetpercentage van de in de pool geplaatste personeelsleden lager dan het vereiste inzetpercentage van 98% of 100% (afhankelijk van de gekozen omvang), dan vordert het fonds het verschil terug.
Gedurende het jaar kun je de voorlopige resultaten al raadplegen in Mijn Vf.
Omvang van de vervangingspool
Het is mogelijk om een vervangingspool in te stellen met een omvang van:
- 4% van de formatie (vereiste inzet is dan 98%), of
- 6% van de formatie (vereiste inzet is dan 100%)
De peildatum voor het bepalen van de omvang is 1 oktober voorafgaand aan het jaar waarin de vervangingspool wordt ingezet.
Welk personeel mag in de vervangingspool?
Het schoolbestuur bepaalt welke mensen in de pool komen. Dat mag verplicht verzekerd personeel zijn. Personeel dat vanwege ouderschaps-, zwangerschaps- of bevallingsverlof niet inzetbaar is, mag voor de duur van het verlof echter niet in de pool worden benoemd. Ook mag een pooler op de datum van benoeming niet ziek zijn. Een pooler die vanwege langdurig ziekteverlof niet inzetbaar is, wordt vanaf 6 maanden na de eerste ziektedag, voor de duur en omvang uit de pool geschreven.
Oprichten van een vervangingspool
Het oprichten van een vervangingspool kan uitsluitend per 1 januari van het volgende kalenderjaar. Om een pool op te richten heb je toestemming nodig van het Vervangingsfonds.
Wil je een pool oprichten per 1 januari 2026? Download dan hier het aanvraagformulier. Je hebt dan tot 31 oktober 2025 de tijd het aanvraagformulier volledig ingevuld en ondertekend retour te sturen. Het Vervangingsfonds beoordeelt je aanvraag en informeert je binnen 8 weken of je mag starten met de vervangingspool.
Overigens kan een aanvraag voor een boven bestuurlijke pool (een pool opgericht door meerdere besturen samen) gedurende het hele kalenderjaar worden ingediend. Deze kan niet eerder starten dan de eerste van de maand volgend op de maand waarin de boven bestuurlijke pool is aangevraagd.
Beëindigen van de vervangingspool
De vervangingspool wordt voor onbepaalde tijd verleend door het Vervangingsfonds. Het schoolbestuur kan de pool schriftelijk opzeggen. Deze opzegging moet uiterlijk op 31 oktober door het Vervangingsfonds zijn ontvangen en gaat vervolgens in per 1 januari van het volgende kalenderjaar.
Meer informatie
In het Reglement Vf vind je alle voorwaarden rondom vervangingspools. Hier vind je ook informatie over (het aanvragen van) boven bestuurlijke pools en de jaarlijkse berekening van het inzetpercentage.
Daarnaast hebben wij de veelgestelde vragen en de bijbehorende antwoorden voor je op een rij gezet.
Heb je vragen?
Neem dan contact op met onze helpdesk.