#Vervangingskosten vergoed krijgen door Vf
De declaratie van vervangingskosten verloopt via het portaal Mijn Vf. De manier waarop je dat doet hangt af van de aanstelling van de vervanger. Maandelijks levert het schoolbestuur de PSA-gegevens aan bij Vf, of een administratiekantoor (AK) doet dit namens het bestuur.
Deel deze pagina:
Reglement Vf met voorwaarden voor vergoeding
Voor het vergoeden van kosten voor vervanging gelden voorwaarden. Deze staan in het reglement van het Vervangingsfonds.
Hier vind je de reglementen van Vf per kalenderjaar.
Snel nagaan of je een vervangingssituatie kunt declareren? Gebruik deze quick view.
Portaal Mijn Vf
Via het portaal Mijn Vf kun je je declaraties van vervangingskosten indienen, de poolverantwoording opvoeren en de premienota's van het Vervangingsfonds bekijken. Je hebt eHerkenning niveau 3 nodig om gebruik te maken van Mijn Vf.
Declareren van vervangingskosten en corrigeren van declaraties
De manier waarop je de vervangingskosten declareert en indien nodig corrigeert, is afhankelijk van de aanstelling van de vervanger:
Aangesteld bij het bevoegd gezag
De vervanger heeft een tijdelijke aanstelling voor de duur van de vervanging of een tijdelijke uitbreiding van zijn betrekkingsomvang. De vervanging dien je in via de PSA-levering. De PSA-levering moet uiterlijk op de vijfde werkdag van de maand bij het Vervangingsfonds aangeleverd zijn. Wij verwerken dit vervolgens in Mijn Vf.
Correcties op deze declaraties geef je ook door via de PSA-levering. De vervangingsdeclaratie moet uiterlijk binnen 3 maanden en 5 werkdagen na afloop van de maand waarin de vervanging heeft plaatsgevonden door het Vervangingsfonds ontvangen zijn.
Niet aangesteld bij het bevoegd gezag
Kosten voor detachering, uitzendarbeid, payrolling of andere tijdelijke inhuurvormen ter vervanging, dien je zelf handmatig in via Mijn Vf. Doe dat uiterlijk binnen 3 maanden en 5 werkdagen na afloop van de maand waar de declaratie betrekking op heeft. De factuur upload je in Mijn Vf. Ook correcties op deze declaraties geef je zelf door via Mijn Vf.
Aangesteld via een vervangingspool die door het Vervangingsfonds wordt bekostigd
De vervanging dien je in via de PSA-levering, voor het aantal uren dat het personeelslid in de pool is benoemd. De PSA-levering moet uiterlijk op de vijfde werkdag van de maand zijn ontvangen. Het Vervangingsfonds verwerkt deze levering vervolgens in Mijn Vf.
Correcties op deze declaraties geef je ook door via de PSA-levering. De declaratie moet uiterlijk binnen 3 maanden en 5 werkdagen na afloop van de maand waarin de vervanging heeft plaatsgevonden door het Vervangingsfonds ontvangen zijn.
Maandelijks overzicht in Mijn Vf
Het Vervangingsfonds verwerkt de aangeleverde gegevens één keer per maand. Na de maandverwerking zijn de volgende gegevens zichtbaar in het portaal Mijn Vf:
- de declaraties die zijn afgekeurd
- eventuele foutmeldingen
- de declaraties die nog niet vergoed kunnen worden omdat je extra informatie moet aanleveren (case)
Lees hier meer over rechtmatigheid en controles van vervangingsdeclaraties.
Als het Vervangingsfonds meer informatie nodig heeft om een declaratie te kunnen beoordelen, dan ontstaat er een case. Je moet dan bijvoorbeeld de arboverklaring van het Vf uploaden, aangeven of de afwezige nog steeds ziek is of een schorsingsbesluit uploaden. Je hebt bij een case 8 weken de tijd om de gevraagde informatie aan te leveren. Na ontvangst daarvan wordt de declaratie beoordeeld en bij akkoord uitbetaald. Ontvangen wij de gevraagde informatie niet of te laat, dan wordt de betreffende declaratie definitief afgekeurd.
Automatisch afgekeurde declaraties kun je eventueel na een correctie in je personeels- en salarisadministratie opnieuw aanbieden via de PSA-levering. Zo ontstaat er geen mismatch tussen je eigen bronadministratie en de administratie van het Vervangingsfonds.
Is een werknemer langer dan 6 weken ziek? Upload de arboverklaring van Vf!
Zodra een medewerker in dienst van een schoolbestuur langer dan 6 weken afwezig is door ziekte, moet je een verklaring van een arboarts of bedrijfsarts aanleveren waaruit blijkt dat betreffende medewerker nog ziek is. In portaal Mijn Vf zie je dat bij het menu Cases als het verzoek om de arboverklaring van Vf te uploaden. Het gebruik van dit formulier is verplicht. Je kunt je arbodienst of bedrijfsarts hierop wijzen via deze voorbeeldbrief .
Via deze arboverklaring vragen wij alleen de gegevens die aangeleverd mogen en moeten worden. Daarmee voldoen wij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Je kunt dus niet het eigen formulier van de arbodienst gebruiken. Medische gegevens mogen nooit aan het Vervangingsfonds verstrekt worden.
De basis van te vergoeden bedragen
De vergoeding van vervanging wordt berekend op basis van normklassen en normvergoedingen, gekoppeld aan het salaris van de afwezige volgens de cao.
De afbouw van het Vervangingsfonds
In de wet staat dat de taak van Vf om vervangingskosten te vergoeden op termijn eindigt. OCW heeft de einddatum hiervoor bepaald.
Lees hier alles over de afbouw van Vf.
Heb je vragen?
Neem dan contact op met onze helpdesk: 088 - 605 51 55 of [email protected]. De helpdesk is bereikbaar op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur.
