#Wat cijfers écht zeggen: deze Onderwijsregio ontdekt waar het wringt
Onderwijsregio Leiden, Duin- en Bollenstreek PO stelde zichzelf een belangrijke vraag: wat vertellen onze cijfers ons écht? Wat gaat er schuil achter bekende thema’s als verzuim, uitstroom en personeelstekorten? Programmamanager Kees van der Velden dook daarom in de data. Met de inzichten van VfPf kreeg de onderwijsregio haar knelpunten scherper in beeld. En kon de organisatie gerichte acties opzetten.
Onderwijsregio Leiden, Duin- en Bollenstreek PO bestaat uit 35 schoolbesturen in het primair onderwijs. Ze werken samen op drie programmalijnen: werven en matchen, opleiden en begeleiden en professionaliseren. Om prioriteiten te kunnen bepalen, heeft de onderwijsregio behoefte aan goede data. “Gegevens die online beschikbaar zijn, zijn oppervlakkig”, zegt programmamanager Kees van der Velden. “Besturen hebben toegang tot hun cijfers, zoals over verzuim, maar een regionaal beeld ontbrak. Ik wilde weten hoe het werkelijk zit met bijvoorbeeld de uitstroom van startende leerkrachten, het aantal zij-instromers en de onderlinge verschillen tussen onze subregio’s van de onderwijsregio.” Daar komt VfPf in beeld.
Kees van der Velden (programmamanager Onderwijsregio Leiden, Duin- en Bollenstreek PO)
“In de ene subregio zagen we vooral kortdurend verzuim onder onderwijsondersteunend personeel. In de andere subregio was er juist een opvallend hoog verzuim onder schoolleiders in één leeftijdscategorie.”
Inzichten achter de cijfers
Volgens Kim van Rookhuizen, strategisch relatiemanager bij VfPf, begon de samenwerking met de Onderwijsregio anders dan gebruikelijk. “Meestal komt een schoolbestuur of regio met een concrete vraag. Kees startte met een brede vraag: ‘Welke data hebben jullie en welke inzichten levert dat op?’” Kees: “Als ik die gegevens opvraag bij onze 35 besturen, dan betekent dat veel extra werk voor de besturen. Ook bestaat het risico dat ze cijfers op verschillende manieren aanleveren en incompleet zijn. Terwijl VfPf de actuele gegevens uit het primair onderwijs in huis heeft. Bovendien werken er ervaren dataspecialisten die de cijfers haarscherp analyseren.” Volgens data-analist Merijn van Koeverden van VfPf ligt de kracht van het fonds juist in de actuele cijfers. “Veel landelijke bronnen rapporteren op jaarniveau. Wij hebben maandelijks nieuwe inzichten.”
Data als startpunt voor het gesprek
Om scherp te krijgen wat er speelt, doken Merijn en Kim in de data. “We startten met een overzicht van de beschikbare gegevens. Vervolgens analyseerden we opvallende trends vanuit drie invalshoeken: trends binnen de onderwijsregio zelf, een vergelijking met landelijke gemiddelden in het primair onderwijs en de verschillen tussen de subregio’s van de onderwijsregio. De uitkomsten presenteerden we vervolgens tijdens een HR-bijeenkomst.”, vertelt Merijn.
Verzuim werd ineens een strategisch thema
Een van de belangrijkste uitkomsten was de impact van verzuim binnen de regio, met opvallende verschillen. Kees: “In de ene subregio zagen we vooral kortdurend verzuim onder onderwijsondersteunend personeel. In de andere subregio was er juist een opvallend hoog verzuim onder schoolleiders in één leeftijdscategorie.” Juist naar die details was Kees op zoek.
VfPf vertaalde de verzuimdata ook naar FTE-verlies en kosten. Dat zorgde voor een kleine openbaring. “Het gaat om miljoenen euro’s per jaar. Daar schrokken onze schoolbesturen van”, blikt Kees terug. Kim heeft daar een wel een verklaring voor. “Bestuurders zien dat mensen ziek zijn, maar niet altijd wat de gevolgen zijn voor capaciteit en kosten.”
Verzuim nadrukkelijk op de agenda
Na de schrik, kwam de actie. Kees: “Verzuim staat nu nadrukkelijker op de agenda. We kunnen op andere thema’s allerlei mooie plannen bedenken, maar als we verzuim niet oplossen, blijven we tegen dezelfde knelpunten aanlopen. Aan deze knop moeten we draaien.”
Inmiddels werkt Onderwijsregio aan een regionale werkgroep verzuimpreventie, met daarin diverse HR-medewerkers en schoolleiders. Die onderzoekt welke preventieve maatregelen effectief zijn, hoe kennis gedeeld kan worden tussen besturen en welke ondersteuning regionaal georganiseerd kan worden. Daarnaast gingen verschillende besturen individueel met VfPf in gesprek om hun eigen cijfers verder te analyseren. “Na het eerste schrikmoment wilden besturen weten: hoe ziet dit er eigenlijk voor ons uit?”, vertelt Kees. “Zijn wij een uitschieter of valt het mee? Dat helpt om te bepalen waar je als bestuur extra werk van moet maken.”
Kim: “Dit traject is een mooi voorbeeld van hoe data bijdraagt aan het professionaliseren van de onderwijssector: het versterken van strategische keuzes die personeelsbehoud en duurzame inzetbaarheid bevorderen.”
Kees ziet nog een meerwaarde in data van VfPf. “Het biedt houvast bij het onderbouwen van de arbeidsmarktanalyse en de ambitieafspraken met OCW. Ik heb nu meer gegevens die ik kan vergelijken met data uit andere bronnen. Dat extra inzicht maakt de analyse en de ambitieafspraken sterker.”
VfPf als kennispartner
Volgens Kees zit de ondersteuning van VfPf niet alleen in de data, maar juist in de combinatie van data, expertise en meedenken. Hij noemt de samenwerking een vorm van co-creatie. Tijdens het traject ontwikkelde VfPf bijvoorbeeld aanvullende inzichten rondom uitstroom van starters en zij-instromers. “Ze leerden dat dit voor regio’s belangrijke informatie is, dus ontwikkelden ze dat verder in hun dashboards.” Naar aanleiding van die inzichten kan de onderwijsregio weer gerichte acties inzetten, omdat inzichtelijk wordt wanneer en hoe groot de uitstroom is. Ook daarbij kan VfPf ondersteunen, bijvoorbeeld door begeleiding bij het inductiebeleid en door mentoren on the job in te zetten bij starters en zij-instromers.
Volgens Kim laat deze samenwerking goed zien wat VfPf ook voor andere onderwijsregio’s of besturen kan betekenen. “Een concrete vraag is niet altijd het startpunt. Juist door samen naar data te kijken, kun je ontdekken waar de belangrijkste opgaven liggen.” VfPf blijft betrokken bij de onderwijsregio. “We blijven met elkaar in gesprek en sluiten aan bij de werkgroep Verzuimpreventie. We houden de gevolgen van de interventies in de gaten en springen bij eventuele andere ontwikkelingen bij”, zegt Kim.
Meer weten over wat VfPf voor jou kan betekenen?
VfPf ondersteunt inmiddels al zeventien onderwijsregio’s met data-analyses en/of rapportages. Wil je als onderwijsregio of schoolbestuur beter inzicht krijgen in regionale arbeidsmarktvraagstukken, verzuim of personeelsstromen? VfPf denkt graag mee over hoe data en advies kunnen helpen bij scherpere besluitvorming en gerichte vervolgstappen.
Op de hoogte blijven?
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief! Verwacht elke maand in je mailbox: praktische tips, info en advies op het gebied van arbo, verzuim, duurzame inzetbaarheid, re-integratie, wetgeving en personeelsbeleid in het PO.