#Afbouw van het Vervangingsfonds
Per 1 januari 2029 stopt het Vervangingsfonds (Vf) met het vergoeden van vervangingskosten bij verzuim in het primair onderwijs. Vanaf dat moment zijn schoolorganisaties zelf verantwoordelijk voor deze kosten. De overgang naar eigenrisicodragerschap vraagt om een goede voorbereiding.
Deel deze pagina:
Eigenrisicodrager voor vervangingskosten
In de wet staat dat de taak van Vf op termijn eindigt. OCW heeft nu de einddatum hiervoor bepaald. De vergoeding vanuit Vf stopt, maar VfPf blijft scholen adviseren op het gebied van verzuimpreventie, duurzame inzetbaarheid, arbo en HR-beleid (SHRM).
VfPf ondersteunt schoolbesturen op hun weg naar eigenrisicodragerschap met een uitgebreid programma en advies op maat. Zo zorgen we samen voor een zorgvuldige overgang.
Wat betekent dit voor jouw schoolorganisatie? Op deze pagina vind je antwoorden op de meest gestelde vragen.
Wat kunnen wij nu al doen om ons goed voor te bereiden?
Januari 2029 lijkt misschien nog ver weg, maar een goede voorbereiding begint vandaag. Door nu inzicht te krijgen in hoe jouw organisatie ervoor staat, kun je straks gerichte keuzes maken. Dit zijn vijf praktische stappen die je direct kunt oppakken:
- Breng de verzuimcijfers en vervangingskosten van de afgelopen drie jaar in kaart.
Kijk naar loonkosten, verzuimpercentages, vervangingskosten en betaalde premies (zoals die aan het Vervangingsfonds of verzekeraars). - Analyseer de dossiers van zieke medewerkers.
Zijn ze compleet en actueel? Welke vragen leven er? Hoe verloopt de samenwerking met de Arbodienstverlener? - Onderzoek wat leidinggevenden nodig hebben om verzuim effectief aan te pakken.
Denk aan kennis, tools of ondersteuning bij gesprekken en opvolging. - Evalueer het huidige verzuimbeleid.
Is de visie op verzuim nog passend? Worden afspraken nageleefd? Is het arbobeleid en de RI&E op orde? - Bekijk of je contract met de Arbodienstverlener nog aansluit bij jouw behoeften.
Past het bij jouw visie en bij de ondersteuning die je nodig hebt richting 2029?
Door deze inzichten op een rij te zetten, leg je een stevige basis voor de vervolgstappen. VfPf helpt je daar graag bij, met advies, tools en een programma op maat.
Hoe ondersteunt VfPf ons als schoolbestuur bij de overgang naar eigenrisicodragerschap?
Iedere schoolorganisatie die is aangesloten bij het Vervangingsfonds wordt persoonlijk begeleid op hun weg naar eigenrisicodragerschap voor vervangingskosten. De ondersteuning begint met een uitgebreide analyse van de situatie van het bestuur en de scholen die daaronder vallen. Samen brengen we onder andere het volgende in kaart:
- De financiële positie en de risico’s bij ziekteverzuim
- De huidige contracten met Arbodienstverleners
- De ondersteuningsbehoefte van de HR-functie
- De visie op verzuim en het huidige verzuimbeleid
Op basis van deze analyse ontvang je een adviesrapport met concrete aanbevelingen voor een plan van aanpak. Het doel: de beschikking hebben over HR-expertise (intern/extern) met passend beleid en een stabiel ziekteverzuimpercentage onder de 7%.
Tijdens het programma bieden we maatwerk en blijven we actief betrokken. Zo zorgen we er samen voor dat je organisatie goed voorbereid is op de nieuwe situatie.
Financieel inzicht:
Wat zijn de financiële gevolgen voor onze begroting als Vf de vervanging niet meer vergoedt?
Als schoolorganisatie ben je vanaf 2029 zelf verantwoordelijk voor de kosten bij verzuim. Een hoog ziekteverzuim zorgt voor extra kosten. Het is daarom verstandig om in de begroting ruimte te reserveren voor vervangingskosten. Er zijn ook verzekeringen beschikbaar om het risico deels af te dekken, maar de meest effectieve aanpak is grip krijgen op verzuim. Preventie en goed HR-beleid maken het verschil. Dit vraagt aandacht, maar levert uiteindelijk ook veel op.
Daarom ondersteunen we schoolbesturen met een programma dat helpt om het ziekteverzuim structureel onder de 7% te houden.
Met een stabiel en laag verzuim zijn de financiële gevolgen beperkt. Veel besturen zijn de afgelopen jaren al eigenrisicodrager geworden, juist omdat dit financieel voordeliger bleek.
Hoe krijg ik inzicht in betaalde premie en ontvangen vergoeding via Vf?
In het portaal Mijn Vf kun je dit inzicht vinden via het tabblad Jaarafrekening. Hier zijn deze gegevens per kalenderjaar beschikbaar via de (voorlopige) berekening van de bonus/malus. Je vindt hier onder andere:
- Het totaalbedrag aan betaalde premie Vf
- Het totaalbedrag aan vergoede vervangingskosten
Deze verhouding tussen betaalde premie en ontvangen vergoeding geeft inzicht in:
- Hoeveel je als bestuur hebt bijgedragen aan het collectieve systeem
- Hoeveel je hebt teruggekregen voor vervanging bij ziekte of verlof
Op basis van deze gegevens kun je een scenario afleiden:
- Je hebt meer ontvangen dan betaald: Vf was voor jouw bestuur financieel gunstig. Eigenrisicodrager worden betekent mogelijk hogere kosten.
- Je hebt minder ontvangen dan betaald: Je bestuur heeft relatief weinig gebruik gemaakt van declaraties voor vervanging via Vf. Eigenrisicodragerschap kan dan voordeliger zijn, mits je de risico’s goed beheerst.
Aan de hand hiervan kun je als bestuur:
- De jaarafrekeningen uit Mijn Vf downloaden en analyseren
- Een interne bespreking organiseren over de impact als Vf geen kosten meer vergoedt, de risicobereidheid is in de organisatie bepalen
- Scenario’s doorrekenen voor eigenrisicodragerschap
Het verzuim binnen onze organisatie ligt boven de 7%. Welke stappen kunnen we zetten om dit structureel te verlagen?
VfPf ondersteunt schoolbesturen met maatwerktrajecten die zich richten op het verbeteren van de verzuimaanpak. Je kunt daarbij denken aan:
- Ondersteuning bij het herijken van het verzuimbeleid
- Advies over de kwaliteit van de uitvoering: weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht?
- Begeleiding bij het beoordelen van verzuimdossiers
Onze adviseurs hebben ruime ervaring en denken graag met je mee over een aanpak die past bij jouw organisatie. Wil je overleggen over het hoge verzuim? Neem dan contact op met jouw regioteam. Zij helpen je graag bij het realiseren van een duurzame verbetering.
Onze schoolorganisatie heeft behoefte aan ondersteuning. Waar kan ik terecht en vanaf wanneer is er hulp beschikbaar?
Je kunt direct contact opnemen met je regioteam voor een eerste gesprek of verkenning. In dit gesprek bespreek je:
- Wat je organisatie nodig heeft in de overgang naar eigenrisicodragerschap
- Welke ondersteuning VfPf op korte termijn kan bieden
- Hoe het vervolgtraject eruit kan zien, afgestemd op jouw situatie
Onze adviseurs staan voor je klaar en bieden maatwerk. Zo zorgen we ervoor dat je goed en op tijd voorbereid bent op de veranderingen die komen.
Aansluiting en premie:
Komt er een overgangssituatie?
Nee, het vergoeden van vervangingskosten stopt per 1 januari 2029. Voor vervanging van afwezigen tot en met 31 december 2028 kunnen er in 2029 nog declaraties worden ingediend via Mijn Vf. Vervanging die plaatsvindt ná 31 december 2028 wordt niet meer vergoed.
Is er een verplichting om vóór een bepaalde datum uit het Vf te stappen?
Nee, er is geen verplichting om vóór een bepaalde datum uit Vf te stappen. De enige harde datum is 1 januari 2029: vanaf dat moment stopt Vf met het vergoeden van vervangingskosten bij ziekte.
Tot wanneer kan ik me nog aansluiten bij Vf?
Tot 31 oktober 2027 kun je je nog aansluiten bij Vf. Dat betekent dat je nog vervangingskosten bij ziekte vergoed kunt krijgen over het kalenderjaar 2028. Vanaf 1 januari 2029 stopt deze vergoeding definitief.
Hoe zit het met de premie voor Vf?
De premieheffing stopt per 1 januari 2029. De laatste premienota van Vf betreft de maand december 2028. Schoolorganisaties die in 2028 nog aangesloten zijn, ontvangen deze nota in januari 2029 via het portaal Mijn Vf.
Wanneer moet ik mijn aansluiting bij Vervangingsfonds opzeggen?
Als je op 31 december 2028 nog aangesloten bent bij Vf, dan eindigt dit automatisch per 1 januari 2029. Je hoeft daar zelf niks voor te doen.
Stopt de vergoeding voor poolinzet ook?
Ja ook de vergoeding van vervanging door medewerkers uit een vervangingspool stopt.
Declaraties en poolinzet:
#Wat gebeurt er met de declaraties en poolinzet die ik al ingediend heb?
Deze worden gewoon volgens de voorwaarden van het Reglement Vf afgehandeld.
#Wat gebeurt er na 1 januari 2029 met openstaande declaraties?
Deze worden gewoon volgens de voorwaarden van het reglement Vf afgehandeld.
Portaal Mijn Vf:
Tot wanneer blijft het portaal Mijn Vf beschikbaar?
In oktober 2029 vindt de jaarafrekening over 2028 plaats, voor de schoolorganisaties die dan nog aangesloten zijn bij het Vervangingsfonds. Die wordt dan in Mijn Vf beschikbaar gesteld. Het portaal blijft in ieder geval nog tot het eind van 2029 bereikbaar, zodat je daar gegevens en overzichten kunt inzien en downloaden om het jaar af te sluiten.
Wat gebeurt er met onze gegevens in het portaal Mijn Vf?
Alle gegevens worden zorgvuldig bewaard volgens de geldende privacywetgeving. Na sluiting van Mijn Vf worden ze op een veilige manier gearchiveerd of verwijderd.
Evaluatie en beëindiging:
Wat gebeurt er als een schoolorganisatie op 1 januari 2029 nog niet klaar is voor eigenrisicodragerschap?
De einddatum is vastgesteld door OCW. Schoolorganisaties hebben drie jaar de tijd om zich voor te bereiden op het eigenrisicodragerschap. Het is belangrijk dat ze op tijd de juiste acties te ondernemen, goed inzicht te hebben in hun situatie en gebruik maken van het ondersteuningsprogramma van VfPf.
De overgang naar het eigenrisicodragerschap moet zorgvuldig gebeuren. Het bestuur van VfPf is van mening dat als er teveel scholen nog niet klaar voor zijn, dat het niet verantwoord is voor de sector om te stoppen met de vergoeding van vervangingskosten uit het collectieve fonds. VfPf vindt dat dit getoetst moet worden met een kritieke evaluatie. De criteria voor deze evaluatie worden nog verder uitgewerkt met OCW.
Kunnen we ons verzekeren tegen vervangingskosten bij ziekteverzuim? Wat zijn de alternatieven na 2029?
Binnen VfPf komt er geen vangnetregeling. We gaan wel onderzoeken of er (niet-commerciële of commerciële) verzekeraars zijn die een alternatieve verzekering kunnen aanbieden. VfPf wil schoolorganisaties op termijn zo goed mogelijk adviseren over waar ze op moet letten bij het afsluiten van een alternatieve verzekering.
Wat is de reden achter het beëindigen van de wettelijke taak van het vergoeden van vervangingskosten door Vf?
In 2021 is er een wet aangenomen die bepaalt dat de rol van het Vervangingsfonds rondom het vergoeden van vervangingskosten op termijn stopt. Het ministerie van OCW heeft het besluit genomen dat dit per 1 januari 2029 gaat gebeuren. Het bestuur van VfPf betreurt het vervallen van de vereveningstaak, gezien de blijvende behoefte bij een aantal schoolorganisaties. Tegelijkertijd ziet het bestuur de opheffing als onvermijdelijk en zet het zich daarom in voor een zorgvuldige afbouw richting 2029.
VfPf blijft na 1 januari 2029 gewoon doorgaan met het ondersteunen van scholen in het PO om personeel te behouden en uitval door ziekte en werkloosheid te beperken. Met advisering op SHRM, duurzame inzetbaarheid, arbo en verzuim en begeleiding van werkloos onderwijspersoneel naar een nieuwe baan. Deze dienstverlening wordt sinds 2023 betaald vanuit de premie Pf die alle schoolbesturen in het PO aan VfPf betalen.
Kun je het antwoord op jouw vraag hier niet vinden?
Bel gerust onze helpdesk, die staat klaar om je verder te helpen:
Telefoonnummer 088 605 51 55 | elke werkdag van 8.30 tot 17.00 uur
E-mailadres [email protected]
Of neem zelf contact op met de adviseur uit je regioteam. Contactgegevens vind je hier: vfpf.nl/regioteams
