#Portaal Mijn Vf
Via het portaal Mijn Vf kunt u uw declaraties van vervangingskosten indienen, de poolverantwoording opvoeren en de premies Vervangingsfonds en Participatiefonds bekijken. U heeft eHerkenning niveau 3 nodig om gebruik te maken van Mijn Vf.
Deel deze pagina:
#Inloggen bij Mijn Vf
Het adres van Mijn Vf is: mijnvf.nl.
Gebruikers van Mijn Vf hebben eHerkenning op niveau 3 nodig.
Belangrijk: een ketenmachtiging geeft GEEN toegang tot Mijn Vf!
Gebruik als administratiekantoor uw eigen eHerkenning.
Stap 1: Aanvraag eHerkenning op betrouwbaarheidsniveau EH3
Alleen een tekenbevoegde (volgens het handelsregister van de KvK) kan namens uw organisatie eHerkenning aanvragen.
Uw organisatie kiest zelf bij welke leverancier u eHerkenning aanvraagt.
Stap 2: Aanmelden gebruikers Mijn Vf bij eHerkenning
De bevoegde meldt elke gebruiker van Mijn Vf aan via de eigen leverancier van eHerkenning. Dit gaat via 2-factor authenticatie, ivm EH3 niveau: username, wachtwoord en code.
Tip voor de bevoegde: informeer vooraf de personen die als gebruiker aangemeld gaan worden hierover. Zij moeten namelijk bevestiging geven via e-mail en een code.
Stap 3: In het eHerkenningaccount: beheerder(s) van portaalrechten aanwijzen
Bepaal wie er er binnen Mijn Vf rechten aan gebruikers mag verlenen en intrekken. Dit is de beheerder van portaalrechten.
De bevoegde machtigt via de eigen leverancier van eHerkenning elke beheerder voor de Dienst: Mijn Vf Beheer rechten. Let op: Wie gemachtigd is voor de Dienst: Mijn Vf Beheer kan alleen rechten beheren en heeft geen toegang tot de rest van Mijn Vf. Daarvoor moet die persoon ook de machtiging voor de Dienst: Mijn Vf krijgen. (zie volgende stap).
Zorg ervoor dat alle gebruikers van Mijn Vf in uw organisatie weten wie de beheerder van de portaalrechten is.
Stap 4: In het eHerkenningaccount: gebruikers toegang geven tot Mijn Vf
De bevoegde machtigt via de eigen leverancier van eHerkenning alle gebruikers die iets in Mijn Vf moeten kunnen doen voor de Dienst: Mijn Vf. Wie voor een bovenbestuurlijke pool werkt, vanuit een RTC, AK of bemiddelingsbureau, kan gebruikmaken van de Dienst: Mijn Vf Poolinzet.
Stap 5: Gebruiker logt in bij Mijn Vf en registreert naam
Bij de eerste keer inloggen met eHerkenning in Mijn Vf vult de gebruiker de naam in en krijgt dan een basisset aan rechten in het portaal. De beheerder kan de rechten per gebruiker instellen zodra die een keer is ingelogd en de naam heeft ingevuld.
Tip voor de gebruiker: geef een seintje aan de beheerder na de 1e keer inloggen en registreren van uw naam.
Stap 6: De beheerder kent rechten toe aan de gebruiker in Mijn Vf
De gebruikersbeheerder logt met eHerkenning in bij Mijn Vf Beheer rechten en ziet een overzicht van de gebruikers die een keer ingelogd zijn. Daar kan de beheerder aan elke gebruiker de juiste rechten toekennen. Bijv. alleen declaraties inzien, declaraties bewerken of poolinzet bewerken.
Tip voor de beheerder: geef een seintje aan de gebruiker zodra u de juiste rechten heeft toegekend.
Werkt u als administratiekantoor in Mijn Vf?
Controleer dan of u de gegevens van alle schoolbesturen waar u voor werkt in Mijn Vf kunt zien. Is dit niet het geval, vraag dan uw contactpersoon bij het ontbrekende BG om de correcte registratie van uw AK-nummer in de BRIN-registratie bij DUO te regelen.
Gegevens uit BRIN-registratie bij DUO
Wij gebruiken voor verificatie en notificaties de instellingsgegevens uit de BRIN-registratie bij DUO. Deze moet uw organisatie zelf up te date houden.
Gaat u voor het eerst met een AK samenwerken of verandert u van AK? Registreer dit dan altijd direct via Mijn DUO in de BRIN-registratie.
#Declareren van vervangingskosten
Uiterlijk binnen 3 maanden en 5 werkdagen na afloop van de maand waarin de vervanging heeft plaatsgevonden moeten de vervangingsdeclaraties ingediend zijn. Dat regelt u via de PSA-levering of, bij declaraties van extern personeel, door deze op te voeren in Mijn Vf.
Het Vervangingsfonds verwerkt de aangeleverde gegevens eens per maand. Zodra dit is afgerond ontvangt u via e-mail bericht. De verwerkingsdata staan hieronder.
Na de maandverwerking zijn het declaratieoverzicht en eventuele foutmeldingen voor u zichtbaar in Mijn Vf. In het declaratieoverzicht ziet u de declaraties die zijn afgekeurd en de declaraties die nog niet vergoed kunnen worden omdat u extra informatie moet aanleveren.
Soms is extra informatie nodig om een declaratie te kunnen beoordelen. Deze moet u binnen 8 weken aanleveren via Mijn Vf. Na ontvangst wordt de declaratie beoordeeld en uitbetaald zodra ze akkoord zijn. Ontvangen wij de gevraagde informatie niet of te laat, dan wordt de betreffende declaratie definitief afgekeurd.
Bij een afgekeurde declaratie moet u soms gegevens aanpassen in uw eigen administratie. Na een eventuele correctie in uw personeels- en salarisadministratie kunt u deze declaraties opnieuw aanbieden via de PSA-levering. Deze werkwijze voorkomt een mismatch tussen uw bronadministratie en de administratie van het Vervangingsfonds.
Data maandverwerking van gegevens via PSA-levering in Mijn Vf:
12 december – over de maand november 2024
In 2025:
09 januari - over de maand december 2024
13 februari - over de maand januari 2025
13 maart - over de maand februari 2025
10 april - over de maand maart 2025
08 mei - over de maand april 2025
12 juni - over de maand mei 2025
10 juli – over de maand juni 2025
07 augustus – over de maand juli 2025
11 september – over de maand augustus 2025
09 oktober – over de maand september 2025
13 november – over de maand oktober 2025
11 december – over de maand november 2025
Tijdens het draaien van de maandverwerking is Mijn Vf niet beschikbaar. Het portaal sluit op de dag van de verwerking om 17.00 uur. Normaal gesproken is Mijn Vf de dag erna weer beschikbaar.
Zodra de maandverwerking helemaal is afgerond sturen we daarover een bericht via e-mail.
#Opvoeren poolverantwoording
Maandelijks ontvangt u via Mijn Vf een overzicht van uw pooldeclaraties. Wij nemen de declaraties in behandeling zodra u de bijbehorende inzetgegevens heeft toegevoegd aan de declaratiegegevens. Hiervoor geldt een termijn van 3 maanden, te rekenen vanaf de dag waarop het Vervangingsfonds het verzoek tot het indienen van de inzetverantwoording kenbaar heeft gemaakt via Mijn Vf.
Lees meer over vervangingspools bekostigd door het Vervangingsfonds.
#Premies en overige informatie in Mijn Vf
De premie die u elke maand betaalt aan het Vervangingsfonds kunt u inzien via Mijn Vf. Uw premienota’s staan hier elke maand voor u klaar.
Lees hierover meer in Hoeveel premie betaal ik en wat krijg ik ervoor terug?
In Mijn Vf staan verschillende handleidingen en overzichten van alle serviceberichten en signaalcodes. Ga naar Mijn Vf.
De Gebruiksvoorwaarden Mijn Vf zijn van toepassing.
#Heeft u vragen?
Onze helpdesk staat op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur voor u klaar.
Helpdesk Vf en Pf:
T: 088 - 605 51 55 | E: [email protected]