#Webportaal Mijn Vf

Via het webportaal Mijn Vf kunt u uw declaraties van vervangingskosten indienen, de poolverantwoording opvoeren en de premies Vervangingsfonds en Participatiefonds bekijken. Sinds 1-1-2021 heeft u eHerkenning nodig om gebruik te maken van Mijn Vf.

#Inloggen bij Mijn Vf

Sinds 1 januari 2021 heeft Mijn Vf ook een nieuw adres: mijnvf.vfpf.nl.

Gebruikers van Mijn Vf hebben eHerkenning op niveau 3 nodig. 

Belangrijk: een ketenmachtiging geeft GEEN toegang tot Mijn Vf!

Gebruik als administratiekantoor uw eigen eHerkenning.

Stap 1: Aanvraag eHerkenning op betrouwbaarheidsniveau EH3

Alleen een tekenbevoegde (volgens het handelsregister van de KvK) kan namens uw organisatie eHerkenning aanvragen. Uw organisatie kiest zelf bij welke leverancier u eHerkenning aanvraagt.

Stap 2: Aanmelden gebruikers Mijn Vf bij eHerkenning

De bevoegde meldt elke gebruiker van Mijn Vf aan via de eigen leverancier van eHerkenning. Dit gaat via 2-factor authenticatie, ivm EH3 niveau: username, wachtwoord en code. Tip voor de bevoegde: informeer vooraf de personen die als gebruiker aangemeld gaan worden hierover. Zij moeten namelijk bevestiging geven via e-mail en een code.

Stap 3: In het eHerkenningaccount: beheerder(s) van portaalrechten aanwijzen

Bepaal wie er er binnen Mijn Vf rechten aan gebruikers mag verlenen en intrekken. Dit is de beheerder van portaalrechten.

De bevoegde machtigt via de eigen leverancier van eHerkenning elke beheerder voor de Dienst: Mijn Vf Beheer rechten. Let op: Wie gemachtigd is voor de Dienst: Mijn Vf Beheer kan alleen rechten beheren en heeft geen toegang tot de rest van Mijn Vf. Daarvoor moet die persoon ook de machtiging voor de Dienst: Mijn Vf krijgen. (zie volgende stap).

Zorg ervoor dat alle gebruikers van Mijn Vf in uw organisatie weten wie de beheerder van de portaalrechten is.

Stap 4: In het eHerkenningaccount: gebruikers toegang geven tot Mijn Vf

De bevoegde machtigt via de eigen leverancier van eHerkenning alle gebruikers die iets in Mijn Vf moeten kunnen doen voor de Dienst: Mijn Vf.

Stap 5: Gebruiker logt in bij Mijn Vf en registreert naam

Bij de eerste keer inloggen met eHerkenning in Mijn Vf vult de gebruiker de naam in en krijgt dan een basisset aan rechten in het portaal. De beheerder kan de rechten per gebruiker instellen zodra die een keer is ingelogd en de naam heeft ingevuld. Tip voor de gebruiker: geef een seintje aan de beheerder na de 1e keer inloggen en registreren van uw naam.

Stap 6: De beheerder kent rechten toe aan de gebruiker in Mijn Vf 

De gebruikersbeheerder logt met eHerkenning in bij Mijn Vf Beheer rechten en ziet een overzicht van de gebruikers die een keer ingelogd zijn. Daar kan de beheerder aan elke gebruiker de juiste rechten toekennen. Bijv. alleen declaraties inzien, declaraties bewerken of poolinzet bewerken. Tip voor de beheerder: geef een seintje aan de gebruiker zodra u de juiste rechten heeft toegekend.

Werkt u als administratiekantoor in Mijn Vf?

Controleer dan of u de gegevens van alle schoolbesturen waar u voor werkt in Mijn Vf kunt zien. Is dit niet het geval, vraag dan uw contactpersoon bij het ontbrekende BG om de correcte registratie van uw AK-nummer in de BRIN-registratie bij DUO te regelen.

Gegevens uit BRIN-registratie bij DUO

Wij gebruiken voor verificatie en notificaties de instellingsgegevens uit de BRIN-registratie bij DUO. Deze moet uw organisatie zelf up te date houden. 

Gaat u voor het eerst met een AK samenwerken of verandert u van AK? Registreer dit dan altijd direct via Mijn DUO in de BRIN-registratie.

#Declareren van vervangingskosten

Uiterlijk binnen 3 maanden en 5 werkdagen na afloop van de maand waarin de vervanging heeft plaatsgevonden moeten de vervangingsdeclaraties ingediend zijn. Dat regelt u via de PSA-levering of, bij declaraties van extern personeel, via een interactieve opvoer in Mijn Vf.

Het Vervangingsfonds verwerkt de aangeleverde gegevens eens per maand. Zodra dit is afgerond ontvangt u via e-mail bericht. De verwerkingsdata staan hieronder.

Na de maandverwerking zijn het declaratieoverzicht en eventuele foutmeldingen voor u zichtbaar in Mijn Vf. In het declaratieoverzicht ziet u de declaraties die zijn afgekeurd en de declaraties die nog niet vergoed kunnen worden omdat u extra informatie moet aanleveren. Deze zijn elk gekenmerkt met een code. 

Bij de codes 57 tot en met 71 moet u binnen 8 weken extra informatie aanleveren via Mijn Vf. Na ontvangst wordt de declaratie beoordeeld en uitbetaald zodra ze akkoord zijn. Ontvangen wij de gevraagde informatie niet of te laat, dan wordt de betreffende declaratie definitief afgekeurd.

Bij de overige codes zijn uw declaraties automatisch afgekeurd. Na een eventuele correctie in uw personeels- en salarisadministratie kunt u deze declaraties opnieuw aanbieden via de PSA-levering. Deze werkwijze voorkomt een mismatch tussen uw bronadministratie en de administratie van het Vervangingsfonds.

Data maandverwerking van gegevens via PSA-levering in Mijn Vf:

16 januari 2021 - over de maand december 2020

13 februari – over de maand januari 2021

13 maart – over de maand februari 2021

17 april – over de maand maart 2021

15 mei – over de maand april 2021

12 juni – over de maand mei 2021

Tijdens het draaien van de maandverwerking (in het weekend) is Mijn Vf niet beschikbaar. Zodra de maandverwerking helemaal is afgerond krijgt u van ons een bericht via e-mail.

#Opvoeren poolverantwoording

Maandelijks ontvangt u via Mijn Vf een overzicht van uw pooldeclaraties. Wij nemen de declaraties in behandeling zodra u de bijbehorende inzetgegevens heeft toegevoegd aan de declaratiegegevens. Hiervoor geldt een termijn van 3 maanden, te rekenen vanaf de dag waarop het Vervangingsfonds het verzoek tot het indienen van de inzetverantwoording kenbaar heeft gemaakt via Mijn Vf.

Lees meer over vervangingspools bekostigd door het Vervangingsfonds.

#Premies en overige informatie in Mijn Vf

De premie die u elke maand betaalt aan het Vervangingsfonds en aan het Participatiefonds, kunt u inzien via Mijn Vf. Uw premienota’s staan hier elke maand voor u klaar. 

Lees hierover meer in  Hoeveel premie betaal ik en wat krijg ik ervoor terug?

In Mijn Vf staan verschillende handleidingen en overzichten van alle serviceberichten en signaalcodes. Ga naar Mijn Vf.

#Heeft u vragen?

Onze helpdesk staat op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur voor u klaar.

Helpdesk Vf en Pf:

T: 088 - 605 51 55  | E: helpdesk@vfpf.nl