#Webportaal 'Mijn Vf'

Via het webportaal 'Mijn Vf' kunt u uw declaraties van vervangingskosten indienen, de poolverantwoording opvoeren en de premies Vervangingsfonds en Participatiefonds bekijken. Om gebruik te maken van ‘Mijn Vf’ heeft u een account nodig.

#Webportaal 'Mijn Vf'

Via het webportaal 'Mijn Vf' kunt u uw declaraties van vervangingskosten indienen, de poolverantwoording opvoeren en de premies Vervangingsfonds en Participatiefonds bekijken. Om gebruik te maken van ‘Mijn Vf’ heeft u een account nodig.

#Account, inlogcode en wachtwoord aanvragen

Eerst moet een bestuur of een administratiekantoor een account aanvragen voor ‘Mijn Vf’. Stuur hiervoor een e-mail naar oob@vfpf.nl, onder vermelding van uw contactgegevens en uw werkgevers-, BRIN- of AK-nummer. Na controle van uw aanvraag maken wij een nieuw account voor u aan.  Dit kan tot een week duren. Dit account krijgt de rol van ‘gebruikersaanvrager’en wordt toegekend op het niveau van het bevoegd gezag en het administratiekantoor.

Vervolgens kan de ‘gebruikersaanvrager’ op elk gewenst moment extra inlogcodes binnen dit account voor andere gebruikers aanvragen, bijvoorbeeld voor gebruikers op het niveau van de onderwijsinstellingen.

Dit regelt u door een e-mail te sturen naar oob@vfpf.nl, nu met bijvoeging van het ingevulde Excel-bestand 'Nieuwe gebruiker of nieuwe rollen 'Mijn Vf' aanvragen' [> LINK naar formulier]. U krijgt dan uw wachtwoord via post toegestuurd.

#Declareren van vervangingskosten

Uiterlijk de 5e werkdag volgend op de maand waarin de vervanging heeft plaatsgevonden, moeten de vervangingsdeclaraties ingediend zijn. Dat regelt u via de PSA-levering of -bij declaraties van extern personeel- via een interactieve opvoer in ‘Mijn Vf’.

Het Vervangingsfonds verwerkt de aangeleverde gegevens eens per maand. Zodra dit is afgerond ontvangt u via e-mail bericht. (De verwerkingsdata voor 2019 vindt u in de tabel. hieronder).

Na de maandverwerking zijn het declaratieoverzicht en eventuele foutmeldingen voor u zichtbaar in 'Mijn Vf'. In het declaratieoverzicht ziet u de declaraties die zijn afgekeurd en de declaraties die nog niet vergoed kunnen worden omdat u extra informatie moet aanleveren. Deze zijn elk gekenmerkt met een code. 

Bij de codes 57 tot en met 71 moet u binnen 8 weken extra informatie aanleveren via ‘Mijn Vf’.  Na ontvangst wordt de declaratie beoordeeld en - bij akkoord - uitbetaald. Ontvangen wij de gevraagde informatie niet of te laat, dan wordt de betreffende declaratie definitief afgekeurd.

Bij de overige codes zijn uw declaraties automatisch afgekeurd. Na een eventuele correctie in uw personeels- en salarisadministratie kunt u deze declaraties opnieuw aanbieden via de PSA-levering. Deze werkwijze voorkomt een mismatch tussen uw bronadministratie en de administratie van het Vervangingsfonds.

Verwerkingsdata 2019:

Tabel declareren vervangingskosten

#Opvoeren poolverantwoording

Maandelijks ontvangt u via 'Mijn Vf' een overzicht van uw pooldeclaraties. Wij nemen de declaraties in behandeling zodra u de bijbehorende inzetgegevens heeft toegevoegd aan de declaratiegegevens. Hiervoor geldt een termijn van 3 maanden, te rekenen vanaf de dag waarop het Vervangingsfonds het verzoek tot het indienen van de inzetverantwoording kenbaar heeft gemaakt via ‘Mijn Vf’.

Lees meer over vervangingspools bekostigd door het Vervangingsfonds.

#Premies en overige informatie in ‘Mijn Vf’

De premie die u elke maand betaalt aan het Vervangingsfonds en aan het Participatiefonds, kunt u inzien via ‘Mijn Vf’. Uw premienota’s staan hier elke maand voor u klaar. 

Lees hierover meer in  ‘Hoeveel premie betaal ik en wat krijg ik ervoor terug?

In ‘Mijn Vf’ vindt u daarnaast verschillende handleidingen en overzichten van alle serviceberichten en signaalcodes. Ga naar ‘Mijn Vf’.

#Heeft u vragen?

Neemt u dan contact op met de Helpdesk Vervangingsfonds op werkdagen tussen 9.00 en 17.00  uur, via 045 – 579 81 07 of helpdesk@vfpf.nl.