Terug naar Actueel

#Goede communicatie is basis voor gezondheidsbeleid

Artikel

Met voortvarende inzet van de beleidsmedewerker P&O en achter de schermen steun van adviseurs van het Vervangingsfonds transformeert Bravoo met verve haar verzuimbeleid naar gezondheidsbeleid. Voortaan ligt de focus op gezondheid en eigenaarschap bij de medewerkers. Goede communicatie vormt daarbij de basis. Met deze aanpak bracht Bravoo het hoge ziekteverzuim binnen haar organisatie in korte tijd fors terug.

directeuren Mariëlle Vercammen (L) van OBS Villa Vlinderhof en Sjanet Bijmolt (R) van Stichting Bravoo
directeuren Mariëlle Vercammen (L) van OBS Villa Vlinderhof en Sjanet Bijmolt (R) van Stichting Bravoo

#Integraal personeelsbeleid in kaart

De eerste opdracht die Sjanet Bijmolt kreeg toen ze in 2015 bij Bravoo aantrad als beleidsmedewerker P&O was een reductie realiseren van het verzuimpercentage van 8,82 procent. Bijmolt startte met een facelift van de bestaande P&O-beleidsdocumenten en bracht met Europese subsidie (ESF: Europees Sociaal Fonds) voor ‘duurzame inzetbaarheidsprojecten’ het integraal personeelsbeleid in kaart. Daarbij kwam aan het licht dat de communicatie te wensen overliet.

#Communicatie

Eveneens met financiële steun van het ESF investeerde Bravoo een jaar later stevig in communicatie: de professionele dialoog en gesprekkencyclus. Bijmolt is ervan overtuigd dat open communicatie invloed kan hebben op de beleefde arbeidsvreugde en daarmee op de verzuimcijfers. “Een goede, transparante communicatie vormt de basis”, legt ze uit. “In de gesprekkencyclus, waaronder functionerings-, beoordelings- en ontwikkelingsgesprekken, delen leidinggevende en medewerker met elkaar wat er speelt, wat ze verlangen, waar ze naartoe willen en wat ze samen kunnen doen.” Bravoo zette de gesprekkencyclus, die verwaterd was, weer op de rails.

#Plan V

Terwijl de leidinggevenden hun communicatievaardigheden bijspijkerden onder leiding van deskundige trainers, kreeg Bijmolt informatie over Plan V op haar bureau. “Het sprak ons aan om primair het verzuimpercentage te verlagen om vervolgens naar alle waarschijnlijkheid over te gaan op eigen risicodragerschap per 2019. Daarnaast waren we gecharmeerd van het doel om bewustwording rondom verzuim te creëren bij schooldirecteuren en medewerkers. En tot slot een switch te maken van verzuimbeleid naar gezondheidsbeleid. Bovendien waren we blij met de geboden professionele begeleiding.” Bravoo voldeed aan de randvoorwaarden voor Plan V, dus het besluit was gauw genomen.

#Steun van het Vervangingsfonds

Met steun van Marilou Pardoen en Els Hoevenaars, beiden adviseur Arbeid en Vitaliteit bij het Vervangingsfonds kon Bijmolt haar opdracht om het ziekteverzuim te verlagen nog beter uitvoeren. “Ik ben een nieuwkomer binnen de sector Primair Onderwijs en werk twee dagen per week bij Bravoo. De adviseurs van het Vervangingsfonds beschikken over ruime kennis en ervaring en een groot netwerk waar we veel aan hebben.” Samen met de adviseurs stelde Bijmolt een plan van aanpak op. Besloten werd om geen speciale werkgroep in te stellen, maar Bijmolt de regie te geven voor uitvoering van Plan V (intern: ‘Van verzuimbeleid naar gezondheidsbeleid’). Vervolgens stond het thema ziekte/gezondheid veelvuldig op de agenda van het directieoverleg. Bijmolt besprak haar plannen met haar collega’s op het bestuursbureau en eens per twee maanden met de adviseurs van het Vervangingsfonds. “Het was een fijne en informele samenwerking. Ze waren professionele sparpartners.” De kennis en expertise van de adviseurs benutte ze optimaal en zette deze om naar passend Bravoo-materiaal.

#Eigenaarschap

Bravoo stak stevig in op bewustwording van verzuim. Bijmolt: “Onze aandacht gaat nu met name uit naar wat er achter kort en middellang verzuim schuilgaat. Bij medewerkers die zich vaak ziek melden kan een gesprek van grote waarde zijn. Als het verzuim werkgerelateerd is, dan is het belangrijk om te weten waar het vandaan komt. Heeft het bijvoorbeeld te maken met gebrek aan collegialiteit, ontwikkeling, waardering, vertrouwen of met iets anders?” Werknemers zijn mede verantwoordelijk voor hun gezondheid en inzetbaarheid, stelt Bijmolt. “Dus ook voor verzuim.”

#Werkhervattingsplan

De stichting brengt haar visie in praktijk door te werken met een werkhervattingsplan wanneer het te verwachten verzuim van een medewerker langer is dan twee weken. Dat plan beschrijft kort en bondig wat de betrokken medewerker doet aan zijn herstel en welke activiteiten hij onderneemt om zijn herstel te bevorderen. “De medewerker geeft een voorzet voor dat werkhervattingsplan dat hij vervolgens met de leidinggevende bespreekt. In het plan wordt opgenomen wat wél mogelijk is in plaats van thuisblijven: kleine momenten op school, andere taken uitvoeren et cetera. We wachten niet langer het oordeel af van de bedrijfsarts na zes weken. Een betrokken medewerker is ‘eigenaar’ van zijn herstel.”

#Van verzuimbeleid naar gezondheidsbeleid

Langzaam maar zeker verschoof de aandacht van ziekteverzuim naar gezondheid. Om schooldirecteuren bewust te maken van deze switch gaf Bijmolt samen met Marilou Pardoen voor directeuren een presentatie over de verschillen tussen verzuimbeleid en gezondheidsbeleid. “Verzuimbeleid is reactief, veelal ad hoc en gericht op het probleem van het individu en de procedure. De bedrijfsarts heeft de regie. Gezondheidsbeleid is gericht op bescherming en bevordering van de gezondheid en vitaliteit met het oog op langer werken. Het is proactief, oplossingsgericht en gericht op het totale personeelsbestand. Het gaat om denken in mogelijkheden in plaats van denken in beperkingen. De regie ligt bij de medewerker en de leidinggevende. De bedrijfsarts heeft de rol van adviseur.” Mariëlle Vercammen, directeur OBS Villa Vlinderhof, kan zich in het nieuwe denken wel vinden. “Ik vind het belangrijk dat mijn team arbeidsvreugde ervaart. Daarom past gezondheidsbeleid beter dan verzuimbeleid. De nadruk ligt hierbij immers op de gezondheid en duurbare inzetbaarheid van al het personeel.”

#Folder

In een teamgesprek brengen de directeuren deze visie op verzuim en gezondheid bij medewerkers onder de aandacht. Daarnaast krijgen de medewerkers een folder waarin staat wat ze moeten doen bij verzuim. De directeuren zijn blij met de folder. “Fijn dat onze beleidsmedewerker P&O die verzuimfolder heeft ontwikkeld. Medewerkers meenemen in de bewustwording rondom verzuimaanpak is cruciaal, merk ik”, aldus Vercammen. 

#Van elkaar leren

Met de koers richting gezondheidsbeleid komt er bij Bravoo tevens een einde aan de willekeur in omgaan met verzuim. “Iedere directeur gaf op zijn eigen manier invulling aan verzuim”, vertelt Bijmolt. “Dat is veranderd doordat we nu een eenduidig beleid hebben en directeuren van elkaar leren.” Per kwartaal maakt ze de verzuimcijfers zichtbaar en deelt deze plenair met alle directeuren. “Niet om iemand af te rekenen maar om van elkaar te leren. We werken aan eenzelfde doel. Wat maakt het verzuim op de ene school 12 procent en op de andere vergelijkbare school 2 procent? Hoe en bij wie mag iemand zich ziekmelden? Hoe pak je een verzuimgesprek aan? Wat zie ik over het hoofd? Waar heb ik begeleiding bij nodig? Het was even wennen om hierover te praten, maar ik zie dat het veel oplevert.” Vercammen: “In het verleden had het beleid rondom verzuim geen prioriteit. Sinds we onder leiding van Sjanet Bijmolt hieraan werken is er veel veranderd. 

#Zeven bronnen van arbeidsvreugde

Recent bracht Bijmolt de zeven bronnen van arbeidsvreugde in de organisatie onder de aandacht: fysiek welbevinden, collegialiteit, waardering en vertrouwen, goede prestaties, groei, werken met hart en ziel en hogere zingeving. Een leidraad bij het eerste gesprek met de leidinggevende. “Aan de hand van een vragenlijst kan de medewerker zichzelf de vraag stellen welke van de zeven bronnen is opgedroogd. Met zijn of haar leidinggevende kan de medewerker bespreken wat nodig is om een drooggevallen bron weer tot bloei te brengen. Met zo’n gesprek doe je recht aan de persoon. Het draait om arbeidsvreugde. Iedereen heeft voeding nodig. Die krijg je niet zo lang je het euvel niet bespreekt.”

#Doelstelling bereikt

Ondertussen heeft Bravoo de doelstelling in het convenant al bereikt: een verzuimreductie naar minder dan 7 procent vóór 1 mei 2018. “Ons verzuim is nu 6 procent. Ziekte overkomt je, verzuim bepaal je, zeg ik altijd. De meldingsfrequentie is daarbij een goede graadmeter. Is deze hoog, dan kun je daaruit afleiden dat de leidinggevende veel ruimte geeft om te verzuimen en dat medewerkers daar gebruik van maken.” In 2015 was de meldingsfrequentie bij Bravoo 1,49, nu is die 0,86. “Die kan nog verder omlaag, maar we zien dat bewustwording rondom verzuim aan de reductie al heeft bijgedragen.” Al met al heeft Bravoo de afgelopen jaren een grote omslag gemaakt, met Bijmolt als grote aanjager. “Uiteindelijk ligt het omvangrijke werk bij de schooldirecteuren”, lacht ze. “Het gaat om het proces, implementeren, bewustwording realiseren. Ik heb ervoor gezorgd dat het beleid functioneel en praktisch is. Het verzuim is gedaald, maar belangrijker is het bewustzijn van verzuim. Met het accent op gezondheid willen we de resultaten nog verder verbeteren. Gezondheid heeft te maken met arbeidsvreugde ervaren. Daar wil ik verder mee aan de slag.”

#Toekomst

Met ingang van januari 2019 is Bravoo van plan eigen risicodrager (ERD) te worden. “Het verzuimpercentage is daarnaar en Bravoo heeft voldoende reserves. We verwachten een positief resultaat na de analyse van het Vervangingsfonds. Op dit moment vangen we verzuim bovenschools op. Bij ERD overwegen we allocatiebeleid: vervangingskosten per school en deels bovenschools. 2018 benutten we om verder invulling te geven aan de transitie van verzuimbeleid naar gezondheidsbeleid en een providerboog creëren. Een samenwerkingsverband in eigen beheer met een netwerk van bedrijfsartsen, arbeidsdeskundigen en casemanagers waaruit we kunnen putten. Dat heeft het voordeel van kortere lijnen en werkt efficiënter dan een arbo-instantie. Bovendien betaal je per geval.”  

#Stichting Bravoo

Stichting Brabants Verenigd Openbaar Onderwijs (Bravoo) telt tien openbare basisscholen met dertien locaties in de gemeenten Dongen, Geertruidenberg, Loon op Zand en Waalwijk. Bij Bravoo werken rond de 200 personeelsleden (136 fte). Zij verzorgen onderwijs voor meer dan 2100 leerlingen.

Zie ook stichtingbravoo.nl.