#Hoe dring ik het ziekteverzuim terug?
Iedere werkgever heeft te maken met verzuim. Dit is niet te voorkomen. Het goede nieuws is: ziekteverzuim is beïnvloedbaar. En in het primair onderwijs, dat naast hoog verzuim ook kampt met een tekort aan onderwijspersoneel, is grip op ziekteverzuim van essentieel belang. Met de aanpak van VfPf breng je verzuim effectief omlaag.
Deel deze pagina:
Redenen en oplossingen voor ziekteverzuim
Er kunnen allerlei redenen en oorzaken zijn waarom het verzuimpercentage in een organisatie (bovengemiddeld) hoog is. Dit betekent ook dat er meestal aan meerdere knoppen gedraaid moet worden om het verzuim te verminderen. Dingen die een werkgever kan doen, maar ook een werknemer. Het kan zitten in verzuimbeleid en de uitvoering daarvan. Denk verder aan het monitoren en begeleiden van een werknemer als hij/ zij verzuimt, of het beter benutten van de mogelijkheden die er ondanks ziekte nog wel zijn. Maar ook preventieve maatregelen die bijdragen aan de duurzame inzetbaarheid van werknemers spelen een belangrijke rol. Het is een kleine greep uit een scala aan mogelijkheden. Wat de best passende oplossing is, hangt af van de situatie. Die is per schoolorganisatie verschillend.
Lees meer over ziekteverzuim in het primair onderwijs: cijfers, inspirerende praktijkvoorbeelden, tips en een handreiking voor het opstellen van een succesvol verzuimbeleid.
Verzuim duurzaam omlaag brengen
Met de Verzuimreductiebegeleiding van VfPf ga je samen met jouw eigen VfPf-adviseur weloverwogen en doeltreffend aan de slag met het verlagen van ziekteverzuim. Dit gebeurt in overzichtelijke, kort-cyclische stappen en acties. Een grondige analyse is hierbij het startpunt.
Begin met een grondige analyse
Bij het inzetten van Verzuimreductiebegeleiding starten we altijd met het onder de loep nemen van de huidige situatie. Zo komen we er samen achter wat het best past bij de behoefte van jouw organisatie.
Een VfPf-adviseur kijkt hiervoor samen met jou naar factoren die invloed (kunnen) hebben op het verzuim binnen jouw organisatie. Op basis van de informatie die naar voren komt, in combinatie met het verdiepend gesprek dat je met jouw adviseur hebt, wordt in onderling overleg bepaald waarmee je (het eerst) aan de slag gaat. De adviseur kijkt hierbij naar wat er speelt binnen jouw organisatie, welke problemen je ervaart, wat de behoefte is en waar de meeste urgentie zit. Dit kan één specifiek onderwerp zijn maar ook meerdere tegelijk.
#Inzicht met data
Data kan helpen om ziekteverzuim te verlagen. Luister naar aflevering 13 van PO praat de podcast, waarin Silvia Gommans (adviseur Arbeid en Vitaiteit) en Matthijs Goedvolk (Business analist) vertellen hoe VfPf data gebruikt om schoolbesturen te aviseren en duurzame inzetbaarheid te bevorderen.
Bouwstenen verzuimmanagement
Goed verzuimmanagement bestaat uit een aantal 'bouwstenen'. Samen met jouw adviseur van VfPf 'inspecteer' je de bouwstenen die gezamenlijk het verzuim binnen jouw organisatie bepalen.
Wet- en regelgeving
Dit gaat over het handelen van de organisatie als werkgever binnen het kader van wet- en regelgeving. We kijken of in de basis alles op orde is. Houdt de organisatie zich met betrekking tot verzuim aan alle relevante arbeidswetten, regelgeving en de CAO? Dit omvat zaken als het hebben van een ziekteverzuimbeleid, maar bijvoorbeeld ook een actuele RI&E, regels voor ziekmelding, re-integratievoorschriften en andere wettelijke verplichtingen die voortkomen uit bijvoorbeeld de Arbowet en Wet verbetering poortwachter.
Visie
Hier kijken we naar de manier waarop de organisatie verzuim en gezondheid op het werk ziet. Wat zijn de doelstellingen en overtuigingen over het voorkomen, begeleiden en managen van verzuim? In de basis zijn er verschillende modellen om verzuim te benaderen. Ieder model kijkt anders naar verzuim en de manier waarop je het kunt beïnvloeden. Welk model past het best bij jouw organisatie en is jouw verzuimbeleid volgens dit model ingericht en wordt hier consequent naar gehandeld?
Intern beleid
Hier gaat het om de interne afspraken. Dit omvat het beleid en de interne procedures die zijn vastgesteld en ingericht om verzuim te beheren maar ook te voorkomen. Een verzuimbeleid bestaat uit veel verschillende onderdelen en de invulling ervan verschilt per organisatie. Periodiek het verzuimbeleid onder de loep nemen kan winst opleveren. Wat zijn de regels en afspraken voor ziekmelding, herstel en re-integratie binnen de organisatie? Welke processen zijn ingericht op het voorkomen van verzuim? En werken deze regels, afspraken en processen goed in de praktijk of is er ruimte voor verbetering? Worden afspraken daadwerkelijk geïmplementeerd en nageleefd? Zijn binnen het beleid de rollen tussen leidinggevenden en medewerkers, HR en externe dienstverleners duidelijke en op de juiste wijze ingevuld? Zo voorkom je bijvoorbeeld dat er geen taken tussen wal en schip vallen.
Arbodienst
Als werkgever heb je, volgens de Arbowet, minimaal een basiscontract afgesloten met een arbodienst of bedrijfsarts. Jouw arbodienstverlener ondersteunt je bij het arbeidsomstandighedenbeleid en het verzuimbeleid. Het is in dat opzicht een belangrijke samenwerkingspartner als het aankomt op het beïnvloeden van verzuim binnen jouw organisatie. Daarom is het belangrijk om kritisch te blijven en periodiek de dienstverlening en het contract te beoordelen. Welke afspraken zijn er gemaakt, wat zijn de verantwoordelijkheden en hoe effectief ondersteunt jouw arbodienstverlener jouw organisatie bijvoorbeeld bij verzuimpreventie?
Data
Hier draait het om inzicht in ken- en stuurgetallen. Wat vertellen de beschikbare cijfers over het verzuim binnen jouw organisatie? Welke gegevens worden verzameld en hoe worden ze gebruikt om inzicht te krijgen in verzuimpatronen en trends? Zijn er (grote) verschillen tussen scholen onderling? Worden er wellicht specifieke gegevens gemonitord om het verzuim(beleid) te beoordelen?
Kijkend naar (een combinatie van) kengetallen als verzuimpercentage, meldingsfrequentie, percentage nulverzuim en verzuimduur kan veel inzicht geven. Zo betekent een hoge meldingsfrequentie in combinatie met een heel lage verzuimduur en nulverzuim dat veel werknemers niet lang ziek zijn maar zich wel vaak ziekmelden. Dit zal andere oorzaken hebben dan een situatie waar het meldingspercentage laag is en het nulverzuim hoog, maar de gemiddelde verzuimduur lang.
HR-systeem
Het HR-systeem dat de organisatie gebruikt, beheert en geeft inzicht in de verzuimdata van de organisatie. Dit is essentieel voor het in kaart brengen van de eerder genoemde verzuimpatronen en trends. Deze informatie geeft richting aan de maatregelen die jij als werkgever kunt nemen om verzuim te verminderen. Op basis van geactualiseerde data kun je ook monitoren wat de resultaten zijn van de acties die je inzet. Maakt jouw organisatie al optimaal gebruik van de data die het ter beschikking heeft en voldoet het aan de behoefte die er is?
Leiderschap: kwaliteit van uitvoering
Leidinggevenden hebben een belangrijke rol bij het voorkomen, begeleiden en beheersen van ziekteverzuim, maar ook het borgen en versterken van de inzetbaarheid van hun team. Dit vraagt van een leidinggevende bepaalde vaardigheden maar ook kennis. Lukt het bijvoorbeeld om binding binnen het team te creëren en competenties te versterken, om op tijd signalen te herkennen en een goed gesprek te voeren? Worden de juiste vragen gesteld, is er genoeg focus op preventie, etc. Als werkgever is het belangrijk om leidinggevenden de juiste tools te geven om hun rol goed neer te kunnen zetten en uit te voeren.
Het resultaat: de verzuimcultuur
De ‘som’ van alles wat in de genoemde bouwstenen is vormgegeven, bepaald en uitgevoerd, vormt de verzuimcultuur van de organisatie. Dit betreft de houding en perceptie van medewerkers ten opzichte van verzuim en gezondheid op het werk. Is er openheid over verzuim? Worden werknemers aangemoedigd om problemen vroegtijdig te melden? Hoe reageert de organisatie op zieke werknemers?
Op basis van de analyse bepaal jij samen met jouw adviseur met welk onderwerp of onderwerpen je aan de slag wilt. De analyse is een nulmeting van de huidige situatie. Zo kan later inzichtelijk worden gemaakt wat de resultaten van de genomen acties zijn.
Verzuim verlagen is maatwerk
Voor elke schoolorganisatie zal de uitkomst van de analyse anders zijn. Voor de ene schoolorganisatie kan het betekenen dat er op het gebied van beleid en uitvoering nog veel winst te behalen valt. Voor de ander kan het zitten in de samenwerking met de arbodienstverlener, meer doen op het gebied van preventie of bijvoorbeeld een gebrek aan kennis, handvatten of tools bij leidinggevenden.
Werkgroep voor verzuimreductie
Ga je als organisatie aan de slag met verzuimreductie met VfPf, dan doe je dat met een eigen werkgroep. De werkgroep bestaat uit medewerkers uit de organisatie die als het ware projecteigenaar zijn. Zij dragen zorg voor (of coördineren) de uitvoering en borging van de te ondernemen acties. Het samenstellen van een werkgroep en bepalen wat de werkgroep gaat doen, hangt volledig af van het onderwerp waar je mee aan de slag gaat. Dit doe je in overleg met elkaar en de VfPf-adviseur.
Evalueren en vervolgstappen
Zijn bepaalde stappen gezet of acties ondernomen? Dan komt er ook een moment van evalueren. Soms worden resultaten op korte termijn al zichtbaar, soms pas op langere termijn. In overleg met elkaar beslis je wat het beste moment is om te kijken naar resultaten en het uitvoeren van een nieuwe meting.
Aan het begin van het traject zijn samen met de VfPf-adviseur prioriteiten bepaald. De punten die de hoogste prioriteit hadden, zijn als eerst opgepakt. Dit is het moment waarop je samen kijkt of je met de volgende punten op het lijstje aan de slag gaat, of dat er misschien gaandeweg een andere behoefte of urgentie is ontstaan op het gebied van verzuimreductie.
Wat levert Verzuimreductiebegeleiding op?
- Daling verzuimpercentage
- Lagere werkdruk
- Bewustwording bij bestuurders en directie van de beïnvloedbaarheid van verzuim
- Cultuurverandering
- Competentieontwikkeling bij directeuren
- Daling van zowel kortdurend als langdurend verzuim
- Meer regie op arbodienstverlening
- Met als eindresultaat: goed werkgeverschap
