#Hoe kan ik kosten declareren en vergoed krijgen?

Product/dienst

Je kunt als werkgever in het PO vervangingskosten, werkloosheidskosten, kosten bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid en kosten voor coaching van schoolleiders bij ons declareren of deels vergoed krijgen.

Deel deze pagina:

Kosten en hun declaratiemanieren

Je kunt verschillende kosten bij ons declareren of deels vergoed krijgen. Hieronder lees je hoe je dit regelt:

Vervangingskosten bij ziekte

Je kunt vervangingskosten declareren als jouw schoolbestuur voor de vervangingsbekostiging volledig is aangesloten bij het Vervangingsfonds óf eigenrisicodrager is met een financiële variant. Hierbij gelden de voorwaarden van het Reglement Vf. Om de vervangingskosten te ontvangen, dien je een vergoedingsverzoek in via het portaal Mijn Vf.

Via de tool Quick View controleer je snel en eenvoudig of jouw vervanging voldoet aan de voorwaarden en of de kosten declarabel zijn.

#Declareren van vervangingskosten en corrigeren van declaraties

De manier waarop je de vervangingskosten declareert en indien nodig corrigeert, is afhankelijk van de aanstelling van de vervanger:

Aangesteld via een vervangingspool die door het Vervangingsfonds wordt bekostigd
De vervanging dien je in via de PSA-levering, voor het aantal uren dat het personeelslid in de pool is benoemd. De PSA-levering dient uiterlijk op de vijfde werkdag van de maand te zijn ontvangen. Het Vervangingsfonds verwerkt deze levering vervolgens in Mijn Vf.

Correcties op deze declaraties geef je eveneens door via de PSA-levering. De declaratie dient uiterlijk binnen 3 maanden en 5 werkdagen na afloop van de maand waarin de vervanging heeft plaatsgevonden door het Vervangingsfonds ontvangen te zijn.
Aangesteld bij het bevoegd gezag
De vervanger heeft een tijdelijke aanstelling voor de duur van de vervanging of een tijdelijke uitbreiding van zijn betrekkingsomvang. De vervanging dien je in via de PSA-levering. De PSA-levering dient uiterlijk op de vijfde werkdag van de maand te zijn ontvangen. Het Vervangingsfonds verwerkt de levering vervolgens in Mijn Vf.

Correcties op deze declaraties geef je eveneens door via de PSA-levering. De vervangingsdeclaratie dient uiterlijk binnen 3 maanden en 5 werkdagen na afloop van de maand waarin de vervanging heeft plaatsgevonden door het Vervangingsfonds ontvangen te zijn.
Niet aangesteld bij het bevoegd gezag
Kosten voor detachering, uitzendarbeid, payrolling of andere tijdelijke inhuurvormen ter vervanging, dien je zelf in via Mijn Vf. Doe dat uiterlijk binnen 3 maanden en 5 werkdagen na afloop van de maand waar de declaratie betrekking op heeft. De factuur upload je in Mijn Vf. Ook correcties op deze declaraties geef jij zelf door via Mijn Vf.

#Maandelijks overzicht in Mijn Vf

Het Vervangingsfonds verwerkt de aangeleverde gegevens een keer per maand. Zodra dit is afgerond ontvang je via e-mail bericht. Na de maandverwerking zijn de volgende gegevens zichtbaar in Mijn Vf:

de declaraties die zijn afgekeurd,
eventuele foutmeldingen,
de declaraties die nog niet vergoed kunnen worden omdat je extra informatie moet aanleveren (case).

Lees hier meer over rechtmatigheid en controles van vervangingsdeclaraties.

Als het Vervangingsfonds meer informatie nodig heeft om een declaratie te kunnen beoordelen, dan ontstaat er een case. Je moet dan bijvoorbeeld de Arboverklaring van het Vf uploaden, aangeven of de afwezige nog steeds ziek is of een schorsingsbesluit uploaden. Je hebt bij een case 8 weken de tijd om de gevraagde informatie aan te leveren. Na ontvangst daarvan wordt de declaratie beoordeeld en bij akkoord uitbetaald. Ontvangen wij de gevraagde informatie niet of te laat, dan wordt de betreffende declaratie definitief afgekeurd.

Automatisch afgekeurde declaraties kun je eventueel na een correctie in jouw personeels- en salarisadministratie opnieuw aanbieden via de PSA-levering. Zo ontstaat er geen mismatch tussen jouw bronadministratie en de administratie van het Vervangingsfonds.

#Langer dan 6 weken ziek? Upload jouw Arboverklaring!

Zodra een medewerker in dienst van een schoolbestuur langer dan 6 weken afwezig is door ziekte, moet je een verklaring van een arboarts of bedrijfsarts aanleveren waaruit blijkt dat betreffende medewerker nog ziek is. Je ontvangt dan via Mijn Vf het verzoek om de arboverklaring te uploaden. Het gebruik van dit formulier is verplicht. Schoolbesturen kunnen hun arbodienst of bedrijfsarts hierop wijzen via deze voorbeeldbrief.

Via deze arboverklaring vragen wij alleen de gegevens die aangeleverd mogen en moeten worden. Daarmee voldoen wij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een arbodienst mag geen eigen formulier gebruiken. Medische gegevens mogen nooit aan het Vervangingsfonds verstrekt worden.

#Meer informatie over:

#Heb je vragen?

Neem dan contact op met onze helpdesk: 088 - 605 51 55 of [email protected]. De helpdesk is bereikbaar op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur.

Werkloosheidskosten

Beëindig je het (tijdelijke) dienstverband van een werknemer en komt deze in een uitkeringssituatie? Dan bepalen UWV en WWplus de hoogte en duur van de uitkering en welke werkgever de kosten moet betalen. Je krijgt als werkgever daarover een brief van UWV. Participatiefonds (Pf) schiet in eerste instantie de kosten van de werkloosheidsuitkering die ontstaat voor en brengt deze daarna in rekening bij de werkgever die door UWV/WWplus is aangemerkt. Alle werkgevers in het primair onderwijs zijn immers eigenrisicodrager voor deze kosten.
Hier lees je meer uitleg over dit proces.

Standaard betaal je als werkgever een eigen bijdrage van 50% van de werkloosheidskosten, de andere 50% betaalt het Pf vanuit het collectieve fonds. In specifieke gevallen kun je in aanmerking komen voor een verlaging van jouw eigen bijdrage naar 10%. Hierbij gelden de voorwaarden van het Reglement Pf.

#Overzicht van werkloosheidskosten en eigen bijdragenota's in Mijn Pf

In het portaal Mijn Pf vind je de werkloosheidsuitkeringen, de kosten en de nota's die je moet betalen. Zodra er een nieuwe uitkering of andere informatie in het portaal klaarstaat, verstuurt Mijn Pf daarover een geautomatiseerde notificatie per e-mail. Je hebt eHerkenning nodig om in te loggen.
Hier lees je meer over Mijn Pf.

#Verlagingsverzoek via Mijn Pf

Een verlagingsverzoek moet uiterlijk binnen 4 weken na het verzenden van de notificatiemail ingediend zijn. Hiervoor gebruik je Mijn Pf. Je kunt ook aangeven dat je geen verlagingsverzoek indient. Je ontvangt binnen 4 weken een beslissing van het fonds over de vastgestelde eigen bijdrage .

#Iemand aannemen vanuit een werkloosheidsuitkering?

Meld dit bij het Participatiefonds, zodat je gebruik kunt maken van de Vrijstellingsregeling van het Pf op het moment dat je toch weer afscheid moet nemen van die medewerker. Daarmee loop je geen financieel risico als je een uitkeringsgerechtgde aanneemt.
Regeling Vrijstelling Instroomtoets bij aannemen uitkeringsgerechtigde

#Heb je vragen?

Neem dan contact op met onze helpdesk: 088 - 605 51 55 of [email protected]. De helpdesk is bereikbaar op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur.

Kosten bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid

Iemand die gedeeltelijk arbeidsongeschikt (WGA 35-80%) is en minder dan 50% verdient van wat hij volgens UWV zou kunnen verdienen, komt na enige tijd in de WGA-uitkering terecht en gaat er dan vaak enorm in inkomen op achteruit. Om te voorkomen dat gedeeltelijk arbeidsongeschikten in zo’n situatie terecht komen, is de Subsidie Sluitende Aanpak ontwikkeld. Deze subsidie vergoedt aan de werkgever:

De kosten van een pre-advies (een uitbreiding op de eerstejaars evaluatie uit de Wet Verbetering Poortwachter) voor werknemers die 12 maanden ziek zijn, volgens de bedrijfsarts over restverdiencapaciteit beschikken en van wie een spoedig en duurzaam herstel niet zeker is.
De kosten van een aanvullende intensieve trajectbegeleiding, gericht op het vinden van een werkkring elders.
De loonkosten van een gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemer die een dienstverband aangeboden krijgt voor tenminste 12 maanden en voor tenminste 50% van zijn restverdiencapaciteit.

#Zo vraag je een vergoeding vanuit de Subsidie Sluitende Aanpak aan

Voor het aanvragen van de vergoeding van een aanvullende intensieve trajectbegeleiding of loonkostensubsidie neem je contact op met Team Loopbaanadvies van het Participatiefonds: 088 - 837 30 30 (op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur), of [email protected].

De kosten van een pre-advies vraag je als volgt aan:

De werknemer vult de Toestemmingsverklaring in en geeft deze af bij de arbeidsdeskundige. Voor het aanvragen van deze subsidie worden namelijk persoonsgegevens opgevraagd en verwerkt. Op grond van de AVG moet de werknemer daarvoor toestemming geven.
De arbeidsdeskundige vult het Digitale formulier Resultaat pre-advies in en uploadt daarbij de toestemmingsverklaring van de werknemer. Dit moet gebeuren binnen de periode dat de werknemer minimaal 10 en maximaal 13 maanden ziek is. Daarnaast moet een print van het volledig ingevulde formulier verstuurd worden aan en besproken worden met de werkgever én werknemer.
Om het formulier Resultaat pre-advies in te kunnen vullen moet de arbeidsdeskundige inloggen met eHerkenning.
Zodra je de print van het formulier hebt ontvangen, kun je een Aanvraag pre-advies indienen bij het Participatiefonds. Bij de aanvraag voeg je een kopie van de factuur van de uitvoerder van het pre-advies toe.

Je ontvangt binnen 6 weken een beslissing van het fonds.

#Heb je vragen?

Neem dan contact op met Team Loopbaanadvies van het Participatiefonds: 088 - 837 30 30 (op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur), of [email protected].

#Ook interessant

Brochure Subsidie Sluitende Aanpak

Kosten voor coaching van schoolleiders

De Subsidie Lerend Werken is gericht op de professionele ontwikkeling van schoolleiders (directeuren en adjuncten) op het gebied van de verzuimaanpak op school. De subsidie vergoedt 80% van de kosten van een individueel coaching on the job-traject, met een maximum van € 2.500 per schoolleider.

De Subsidie Lerend Werken vraag je vóór de start van het coachingstraject aan via de subsidietool in Mijn Vf. Hierbij upload je de leervraag van de schoolleider, de offerte van de coach en het aanstellingsbesluit van de schoolleider.

Je ontvangt binnen 4 weken het besluit over de verlening en hoogte van de subsidie. Binnen 8 maanden na verlening van de subsidie dien je de factuur van de coach in via Mijn Vf.

De subsidietool in Mijn Vf is alleen zichtbaar als je daarvoor de rechten in het portaal hebt. Als je de SLW niet in Mijn Vf ziet staan, vraag dan de gebruikersbeheerder in jouw eigen organisatie om je in het rechtenbeheerscherm het recht voor Subsidies aanvragen en inzien te geven.