Terug naar Actueel

#Begeleid rondetafelgesprek biedt grote meerwaarde

Artikel

Rogier Veraart, adviseur Arbeid en Vitaliteit bij het Vervangingsfonds, was onlangs betrokken bij rondetafelgesprekken na een Quickscan onder het personeel van een schoolbestuur met twintig scholen. Hoe heeft hij dat aangepakt en waartoe leidden de gesprekken?

fietsen voor schoolgebouw

#Quickscan geeft indruk van de psychosociale arbeidsbelasting

De Quickscan binnen de Arbomeester geeft een indruk van de psychosociale arbeidsbelasting van het onderwijspersoneel bij een school of bestuur. Het papieren onderzoek moet eens in de twee jaar plaatsvinden, waarvan een keer als onderdeel van de vierjaarlijkse RI&E. De resultaten van de Quickscan geven echter een beperkt beeld. Om ze juist te interpreteren is diepgaander onderzoek nodig.

#Zorgvuldige aanpak

Om écht inzicht te krijgen in wat er leeft onder het personeel is het daarom zinvol een dialoog te organiseren met de resultaten als uitgangspunt. Bijvoorbeeld een gestructureerd rondetafelgesprek. Zo’n gesprek kan voor sommigen gevoelig liggen. Een zorgvuldige aanpak waarbij de gespreksdeelnemers zich veilig voelen is dan ook cruciaal. Omdat de adviseurs van het Vervangingsfonds extern zijn, krijgen ze eenvoudiger het vertrouwen van de deelnemers om zo’n gesprek succesvol te begeleiden.

Rogier Veraart, adviseur Arbeid en Vitaliteit bij het Vervangingsfonds, was onlangs betrokken bij rondetafelgesprekken na een Quickscan onder het personeel van een schoolbestuur met twintig scholen. Hoe heeft hij dat aangepakt en waartoe leidden de gesprekken?

# Wat was de overweging van de bestuurder om na de Quickscan een rondetafelgesprek te initiëren?

‘De bestuurder begreep dat de Quickscan meer is dan alleen een verplichte formaliteit en had de behoefte dieper op de betekenis van de uitslagen in te gaan. Voor een optimaal rendement van de Quickscan besloot de bestuurder tot een rondetafelgesprek en nam mij in de arm voor de organisatie en begeleiding.’

# Hoe heb je het aangepakt?

‘Ik heb een gesprek met alleen schoolleiders georganiseerd en een aantal gesprekken met alleen medewerkers. Dat vergroot het gevoel van veiligheid en garandeert ook de anonimiteit. Mensen moeten écht het gevoel hebben dat ze zich kunnen uitspreken en dat hun deelname niet de volgende dag tot een gesprek met hun leidinggevende leidt of hen op een andere manier in de weg zit. Om die reden besloot ook de bestuurder ervoor niet aan de gesprekken deel te nemen. Gevoeligheden zouden anders wellicht onbenoemd blijven wat de medewerkers en de organisatie tekort zou doen. Verder is het belangrijk om een dwarsdoorsnede van de medewerkers aan de gesprekstafels uit te nodigen: jong/oud, lang/kort in dienst, man/vrouw, van verschillende scholen enzovoort. Tevens kan een neutrale gesprekslocatie wenselijk zijn.’

#Hoe verliepen de rondetafelgesprekken?

‘Ik hield de RI&E/Quickscan aan als kapstok en zoomde in op de resultaten die vragen opriepen. Een zeven zegt in eerst instantie niet zo veel, die weerspiegelt het veilige midden. Maar als er veel zevens gescoord worden, dan zegt dat wel wat. Ik stelde dan vragen als: Wat wil je hiermee aangeven? Waar zie je ruimte voor verbetering? Waar ben je wel tevreden over? Zo kwam het gesprek snel op gang en kwamen er zaken naar boven die de vragen in de Quickscan niet zichtbaar maken. Zaken die ook nooit boven tafel komen als je er geen aandacht aan geeft. Ik gaf de mensen de ruimte om te kunnen vertellen wat hun bezighoudt. Het luchtte ze op dat er een keer naar hun mening gevraagd werd. Ze voelden zich gekend. Op die manier leg je ongeziene dingen bloot en komt er kwalitatieve, interessante informatie vrij. Er is ook bijvangst. Als mensen gaan vertellen komen er ook belangrijke dingen naar voren buiten de Quickscan. Zo’n gesprek levert veel op. Het geeft inzicht hoe de organisatie werkt. Pas als er bewustwording is van de blinde vlekken die storend zijn voor de bedrijfsprocessen, kan eraan gewerkt worden. Hier zie je de krachtige meerwaarde van een rondetafelgesprek.’ 

#Wat gebeurde er met de resultaten van de rondetafelgesprekken?

‘Ik heb de gesprekken gebundeld, de rode draad eruit gehaald en in een samenvatting vertaald wat er aan de tafels besproken is. Zowel de positieve punten als de punten van zorg heb ik aan de bestuurder gerapporteerd en geadviseerd deze serieus op te pakken. Met beide maak je bestuurders wijzer. Soms trekt de opdrachtgever zijn eigen conclusies uit de samenvatting. Een ander vraagt om een advies.’

# Wat raad je besturen aan?

‘Ik raad alle besturen een dialoog aan na een RI&E/Quickscan. Een rondetafelgesprek is een goed middel. Wel een tijdsinvestering, maar eenvoudig en effectief. Mensen vinden het fijn om de ruimte en erkenning te krijgen voor hun mening en ervaringen. Een rondetafelgesprek zou bij wijze van spreken een vast verlengstuk moeten zijn van de RI&E. Het bestuur moet uiteraard wel gevolg geven aan wat er naar voren komt. Anders verliest die het vertrouwen van de medewerkers. Door te communiceren wat je als bestuur aanpakt, creëer je goodwill bij je medewerkers. Dan is het vervolgens eenvoudiger om mensen bij veranderingen mee te krijgen.’